Herzlich Willkommen zum AI FIRST Newsletter!
Letzte Woche haben wir uns angeschaut, wie Du einen AI Assistenten in Dein Unternehmen einführst.
Heute zeige ich Dir, wie Du persönlich davon profitierst und 2 Stunden pro Tag freisetzt.
AI funktioniert für die meisten Menschen nicht, weil sie die Werkzeuge falsch einsetzen.
Es kommt drauf an, die Fähigkeiten von AI im richtigen Moment, auf die richtige Weise zu nutzen.
In den nächsten 5 Minuten lernst Du, wie das geht und welche Vorteile sich daraus für Dich ergeben.
Let's go.
Die Aufgaben
Im ersten Schritt müssen wir passende Aufgaben finden, die AI unterstützen soll.
Diesen Prozess nutze ich:
#1: Meine Aufgaben aufschlüsseln:
#2: Fähigkeiten von AI-Assistenten zuordnen:
-> Aufgaben aussortieren, wo AI nicht unterstützen kann.
-> Komplexe, mehrstufige Prozesse aufgliedern.
#3: Bewerten und priorisieren:
-> Starte mit zeitaufwändigen, stupiden Aufgaben, wo Du alle nötigen Informationen dokumentiert hast.
Beispiele:
Jetzt hast Du das "Was".
Nun kommen wir zum "Wie".
Die Toolbox
Lege Dir keinen Zoo an AI-Tools zu, die Du eh nicht nutzt.
Konzentriere Dich stattdessen auf wenige Tools und reize sie aus.
Für 90% der Knowledge Worker Use Cases brauchst Du nur 3:
Mit dieser Dreier-Kombi deckst Du die meisten Anwendungsfälle ab, ohne Dich in einem Tooling-Overload zu verlieren.
Das ist der ideale Stack, aber eher für Einzelpersonen gedacht.
Für einen unternehmensweiten Rollout sind 3 Tools/Person zu viel. Hier gibt es sichere Lösungen mit entsprechendem Nutzermanagement und Integrationen. Melde dich bei mir, wenn Du eine Empfehlung brauchst.
Die Assistenten
Um wirklich effizient zu werden, brauchst Du maßgeschneiderte AI-Assistenten für Deine identifizierten Kernaufgaben.
Assistenten heißen in jedem Tool anders:
Lass mich Dir an einem Beispiel zeigen, wie ich Assistenten aufsetze.
Ich habe einen Assistenten namens "Gretchen" für Vor- und Nachbereitung von Meetings erstellt. Dabei habe ich mich am Charakter aus der Serie Suits orientiert.
Das vergeben von Charakteren hat mir enorm geholfen. Es ist als würde ich eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren.
Gretchen kennt:
-> Dafür habe ich Wissensdokumente aufgebaut und strukturiert, die ich im Tool hochlade.
Dann habe ich Gretchen ein detailliertes Briefing gegeben für die Erstellung der Vor- und Nachbereitung von Meetings:
Am Beispiel von der Nachbereitung eines Termins habe ich nur ein Transkript hochgeladen.
Hier nutze ich Gretchen insbesondere für umfassende Zusammenfassungen aus wichtigen Terminen als Ergänzung zum AI Notetaker.
Als Ergebnis bekomme ich mehrere strukturierte Tabellen die ich ins CRM einfüge sowie einen Draft für die Follow-Up E-Mail.
Ich habe mir mit der Zeit ein Team aus Assistenten gebaut, welche wiederkehrende Aufgaben und Situationen abdecken.
Sie können auch zusammen arbeiten oder sich gegenseitig challengen.
Diese Assistenten nutze ich am meisten:
Louis: Prüft rechtliche Dokumente und erstellt Red Flag Reports.
Donna: Analysiert Probleme und liefert kreative Lösungsvorschläge
Mike: Fasst AI Paper und Berichte zusammen und beantwortet Fragen in einfachen Worten.
Harvey: Coached in Verhandlungen und bei strategischen Entscheidungen.
Voice Memo: Fasst Sprachnotizen zusammen und schickt sie per Mail.
Newsletter: Erstellt Struktur, Überschriften und 1. Draft.
Use Case Generator: Erstellt und bewertet AI Use Cases.
Workshop: Erstellt Agenda, Folien-Struktur und Übungen + Zusammenfassung vom Whiteboard.
(Die Assistenten lassen sich nicht per Link teilen. Melde dich bei mir, wenn Du mehr Informationen haben willst.)
So habe ich mein AI-Team aufgebaut mit ergänzenden Fähigkeiten und Eigenschaften, zugeschnitten auf wiederkehrende Situationen.
Mit dem gleichen Prozess lassen sich auch für jede Abteilung eines Unternehmens Assistenten aufsetzen.
Bei einem Kunden haben wir 50 Assistenten in 6 Funktionsbereichen aufgesetzt und damit im Schnitt 22% Zeitersparnis in den Aufgaben erzielt.
Wenn Du das für Dein Unternehmen angehen willst, antworte auf diesen Newsletter.
Der Zeitpunkt
Dein AI-Team steht.
Wichtig ist jetzt, die Assistenten auch wirklich einzusetzen.
Situationen, in denen ich immer AI einsetze:
Mein bester Tipp:
Einen Bildschirm ausschließlich für Deinen AI Assistenten reservieren.
So denkst Du permanent dran und kommst in intensive Nutzung.
Fazit
AI Assistenten richtig einzusetzen ist keine Raketenwissenschaft.
Du brauchst nur etwas Struktur und die richtige Herangehensweise.
5 Key Takeaways:
Mit diesem Ansatz kannst Du realistisch 2 Stunden pro Tag freisetzen.
Wer einmal das Setup hat, kann nicht mehr ohne.
